事例01

発端から導入まで

  • 発注業務の効率化が課題に

日々の発注業務において、数名の担当者が毎日遅くまで基幹システムやExcelの表を確認しながら発注業務を行っており、業務負荷が高い状態が続いていた、また、担当者によって方法が異なり、休みや引継ぎの際に苦労していたので、方法についても統一できないか模索していた。

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  • 検討経緯

システム導入を検討する中で、Pilot シリーズのことを知り、HPへの問合せを行った。距離の関係から導入は難しいかもしれないと考えていたが、出張の折に相談を重ね、実際にパッケージ製品をデモ機で確認することで運用をイメージすることができた。 

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導入の進め方について

  • スマート導入(詳細はこちら)による短期間での導入

日頃の業務の忙しさや、繁忙期が近いこともあり、できるだけ短期間での導入が望ましかった。そのため、パッケージベースでテスト導入/検証を行い、検証後、どうしても必要な場合にカスタマイズで対応することにした。テスト導入の検証によって、データ連携について一定の出戻りもあったが、短期間で、可能な限りカスタマイズを抑えた形での導入を進められた。

導入で苦労した点

  • データ/運用についての検証

必要なデータを想定して打ち合わせをし、テスト導入を行ったが、テスト段階では想定とは異なるデータが表示された。元々、検証で洗い出すべき内容ではあったが、いつだれがどのように運用するかの運用検証も含めて大変ではあった。

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  • 遠隔地におけるサポート

問題があった場合、すぐに会って打合せ、というわけにはいかなかったため、当初は一定の不安があったが、プロジェクトが進行するにつれ、電話・メールで密にコミュニケーションを取り、節目に打合せすることで、問題なく進められるようになった。 

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導入効果

  • 発注業務の置き換えにより、最初は不慣れな面もあって前と同程度の時間がかかっていたが、慣れたことで以前より効率的に業務が進められている。

導入のポイント

  • システム導入によって、データ取得・資料作成に相当する部分をシステムが代行、かつ一括の発注推奨量計算によって発注業務全体の効率化を実現
  • パッケージベースの導入手法(スマート導入法)により、短期間・かつ低コストでのシステム化を実現

導入製品

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